Servicevoorwaarden — D&D Gent VZW

Laatst bijgewerkt: 20 december 2025

Welkom bij D&D Gent VZW ("wij", "ons", "onze"). Door gebruik te maken van onze website, evenementen of lidmaatschapsdiensten, gaat u akkoord met deze Servicevoorwaarden ("Voorwaarden"). Lees deze aandachtig door.

1. Juridische informatie

D&D Gent VZW Filips de Goedekaai 20 bus 0301 9000 Gent, België Ondernemingsnummer: 1014.695.026 RPR Gent

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op uw gebruik van alle diensten van D&D Gent VZW. Alle opbrengsten en inkomsten worden uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van onze non-profitdoelstellingen.

2. Omvang van de diensten

Wij bieden:

• Registratie voor tabletop-rollenspellen
• Ticketverkoop voor bepaalde evenementen
• Account aanmaken via Google, Facebook en Discord
• Jaarlijkse betaalde lidmaatschappen (niet-werkende leden)
• Toegang tot evenementenkalenders, aankondigingen en community-informatie

Het aanschaffen van een online lidmaatschap geeft toegang tot de voordelen zoals beschreven op onze website, maar geeft geen stemrecht of de status van 'werkend lid'.

3. Vereisten voor deelname en leeftijd

3.1 Minimumleeftijd

Een gebruiker moet minimaal 13 jaar oud zijn om een ​​account aan te maken.

3.2 Minderjarigen (jonger dan 18 jaar)

Als u jonger bent dan 18 jaar:

• U moet de contactgegevens van een wettelijke voogd opgeven
• Uw wettelijke voogd moet uw deelname expliciet goedkeuren
• We kunnen op elk moment om verificatie vragen

Het niet geven van geldige toestemming kan leiden tot schorsing van uw account.

4. Accountregistratie en inloggen via sociale media

Wanneer u een account aanmaakt via sociale media, geeft u ons toestemming om het volgende te ontvangen:

• ID van sociale provider
• Naam
• E-mailadres
• Avatar
• Geboortedatum (indien beschikbaar)
• Land en postcode (indien beschikbaar)

Wij verwerken deze gegevens in overeenstemming met ons Privacybeleid: https://dnd.gent/privacy-policy

E-mailcommunicatie van ons aan u wordt als rechtsgeldig beschouwd.

5. Lidmaatschap (Niet-werkend lidmaatschap)

5.1 Definitie

Een gekocht lidmaatschap valt onder de wettelijke categorie niet-werkend lidmaatschap. Het geeft geen stemrecht of deelname aan de Algemene Vergadering.

5.2 Duur

Het lidmaatschapsjaar loopt van 1 september tot en met 30 september van het daaropvolgende kalenderjaar.

Alle lidmaatschappen verlopen op 30 september, ongeacht de aankoopdatum. Lidmaatschappen die halverwege het jaar zijn aangeschaft (bijvoorbeeld in januari of juni) verlopen eveneens op 30 september van het volgende jaar en zijn niet onderhevig aan een evenredige prijsverlaging, tenzij anders vermeld.

Voorbeeld:

5.3 Betaling

Betaling kan geschieden:

• Contant op evenementen
• Via bankoverschrijving

De lidmaatschapsprijzen worden jaarlijks bekendgemaakt wanneer de nieuwe lidmaatschapskaarten beschikbaar zijn.

5.4 Herroepingsrecht

U heeft een herroepingsrecht van 14 dagen conform de EU-wetgeving inzake consumentenbescherming, mits u in die periode nog geen gebruik heeft gemaakt van de lidmaatschapsvoordelen.

5.5 Recht op restitutie

Na de herroepingstermijn van 14 dagen is het lidmaatschapsgeld niet-restitueerbaar, ook niet in geval van beëindiging of uitsluiting, conform de VZW-regels.

5.6 Aanvaarding en afwijzing

Het bestuur kan een lidmaatschapsaanvraag naar eigen goeddunken accepteren of weigeren. Weigering hoeft niet te worden gemotiveerd en er kan geen beroep tegen worden aangetekend. Een nieuwe aanvraag na weigering is pas na één jaar mogelijk.

6. Deelname aan evenementen

Om een ​​vlotte organisatie en deelname te garanderen, verzoeken wij u uw inschrijving te annuleren als u een evenement niet meer kunt bijwonen.

Deelname is pas definitief nadat u een bevestigingsbericht heeft ontvangen.

Voor sommige evenementen zijn tickets of betaling vereist, zoals duidelijk aangegeven in de evenementbeschrijving.

7. Gedragscode & Huishoudelijk Reglement

Alle gebruikers moeten zich houden aan:

• Onze Gedragscode: https://dnd.gent/code-of-conduct
• Huishoudelijk reglement, inclusief disciplinaire maatregelen

Overtredingen kunnen leiden tot:

• Verwijdering van evenementen
• Schorsing van account
• Beëindiging van lidmaatschap

8. Intellectueel eigendom

8.1 Eigendom van D&D Gent VZW

De naam D&D Gent VZW, het logo, het websiteontwerp en de officiële organisatiedocumenten (zoals deze Voorwaarden) blijven het exclusieve eigendom van D&D Gent VZW.

8.2 Betaald werk in opdracht (Eigendom)

Wanneer D&D Gent VZW financiële compensatie biedt voor een werk (zoals omslagillustraties, NPC-illustraties of aangepaste assets in opdracht), wordt D&D Gent VZW de exclusieve eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten. Deze rechten worden overgedragen bij betaling en zijn onherroepelijk.

8.3 Content van vrijwilligers en leden (Licentie en eigendom)

Voor originele content die zonder financiële compensatie is geproduceerd (bijv. avonturen, handleidingen of illustraties van vrijwilligers), behoudt de maker het volledige intellectuele eigendom, tenzij een aparte overeenkomst (mondeling of schriftelijk) deze rechten specifiek overdraagt ​​aan D&D Gent VZW.

Door content aan te bieden waarvan het eigendomsrecht behouden blijft, verleent de maker D&D Gent VZW een niet-exclusieve, royaltyvrije licentie om het werk te tonen, te hosten en te distribueren.

8.4 Intrekking van de vrijwilligerslicentie

Makers van onbetaalde content kunnen hun licentie voor toekomstig gebruik intrekken door middel van een schriftelijke kennisgeving. Bij intrekking:

• Actief en historisch gebruik: D&D Gent VZW is niet verplicht om werk dat al actief in gebruik is te verwijderen. Dit omvat content die al op de website is gepubliceerd, historische berichten op sociale media, gedrukt materiaal of digitale pdf's die al worden verspreid.

• Nieuwe projecten: D&D Gent VZW zal stoppen met het gebruik van het werk in nieuw marketingmateriaal of nieuwe publicaties die na de datum van intrekking worden gemaakt.

8.5 Correcte naamsvermelding

D&D Gent VZW verbindt zich ertoe om kunstenaars en auteurs correct te vermelden wanneer hun werk wordt getoond, waarbij hun eigendom en bijdrage aan de community worden erkend.

9. Naleving van de non-profitwetgeving

Als vzw:

• Er worden geen directe of indirecte financiële voordelen verstrekt aan oprichters, leden of bestuurders.
• Alle inkomsten ondersteunen ons non-profitdoel: het bevorderen van rollenspellen en gemeenschapsontwikkeling.

10. Aansprakelijkheid en disclaimers

Onze activiteiten worden voornamelijk georganiseerd door vrijwilligers. Voor zover toegestaan ​​door de Belgische wetgeving:

• Diensten worden geleverd "zoals ze zijn"
• Wij zijn niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel, verlies van eigendommen of schade met betrekking tot deelname aan evenementen
• U bent verantwoordelijk voor uw eigen veiligheid en bezittingen

11. Opschorting en beëindiging

Wij kunnen een account of lidmaatschap opschorten of beëindigen indien:

• Deze Voorwaarden worden geschonden
• Interne regels niet worden nageleefd
• Toestemming van een wettelijke voogd ongeldig is of ontbreekt
• Valse of misleidende informatie wordt verstrekt

12. Privacy en gegevensbescherming

Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met:

• AVG
• Toepasselijke Belgische wetgeving

Voor meer informatie, zie ons Privacybeleid:

https://dnd.gent/privacy-policy

13. Wijzigingen in deze Voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden bijwerken. Updates treden in werking na publicatie op