Privacy- en cookiebeleid

1. Inleiding

D&D Gent VZW (“wij,” “ons” of “onze”) beheert een website en online community die fysieke tabletop roleplaying-sessies en aanverwante evenementen organiseert.
Dit privacy- en cookiebeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

2. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

D&D Gent VZW
Filips de Goedekaai 20 bus 0301
9000 Gent, België
Ondernemingsnummer: 1014.695.026 – RPR Gent
E-mail: privacy@dnd.gent

3. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wanneer u onze website bezoekt of deelneemt aan onze activiteiten, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Identificatiegegevens: Voornaam, achternaam.
• Contactgegevens: E-mailadres, postcode, land.
• Demografische gegevens: Geboortedatum (om te controleren of u in aanmerking komt voor evenementen).
• Authenticatiegegevens: Wij verzamelen uw e-mailadres om beveiligde, eenmalige inloglinks ("magische links") te verzenden. Voor sociale logins verzamelen we unieke identificatiegegevens van Google, Facebook of Discord en uw avatar.
• Informatie over de voogd (voor minderjarigen): Naam en contactgegevens van een wettelijke voogd indien wettelijk vereist.
• Technische gegevens: Cookies, IP-adres, browsertype en analysegegevens.

4. Bescherming van minderjarigen

Wij zetten ons in voor de bescherming van de privacy van kinderen. In overeenstemming met de Belgische Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018:

• Leeftijd voor toestemming: Gebruikers van 13 jaar en ouder kunnen wettelijk zelf toestemming geven voor onze digitale diensten.
• Gebruikers jonger dan 13 jaar: Als u jonger bent dan 13 jaar, mag u onze diensten alleen gebruiken en persoonsgegevens verstrekken met de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of wettelijke voogd.
• Verificatie: Wij behouden ons het recht voor om een leeftijdsbewijs of toestemming van de voogd te vragen. Als we ontdekken dat we gegevens van een kind jonger dan 13 jaar hebben verzameld zonder aantoonbare toestemming van de ouders, zullen we die informatie onmiddellijk verwijderen.

5. Hoe we uw gegevens verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens wanneer u:

• Een Magic Link aanvraagt: Wanneer u uw e-mailadres invoert om in te loggen, gebruiken we dit om u te authenticeren. Als er geen account bestaat voor dat e-mailadres, wordt er automatisch een account aangemaakt om u toegang te geven tot onze diensten.
• Inlogt via Google, Facebook of Discord.
• Zich registreert voor of afmeldt voor deelname aan D&D-sessies of -evenementen.
• Toestemming geeft om nieuwsbrieven of marketingcommunicatie te ontvangen.
• Contact met ons opneemt via e-mail of andere communicatiekanalen.

6. Juridische grondslagen voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6(1)(b) AVG): om uw account te beheren, evenementregistraties te verwerken en veilige authenticatie via magic links te bieden.
• Naleving van een wettelijke verplichting (artikel 6(1)(c)): wanneer wij bepaalde informatie moeten bewaren voor administratieve doeleinden of om aan aansprakelijkheidseisen te voldoen.
• Toestemming (artikel 6(1)(a)): voor het verzenden van marketingmails, het gebruik van niet-essentiële cookies of de verwerking van gegevens van minderjarigen met toestemming van de voogd.
• Legitiem belang (artikel 6(1)(f)): om de veiligheid en de goede werking van ons platform te waarborgen.

7. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Accountbeheer: Om uw gebruikersaccount aan te maken en te beheren, uw lidmaatschap te onderhouden en authenticatie zonder wachtwoord mogelijk te maken.
• Evenementregistratie: Voor het verwerken en beheren van registraties, wachtlijsten en aanwezigheid.
• Communicatie: Voor het verzenden van transactionele e-mails via Mailgun (bijv. magic links, bevestigingen) en, met uw toestemming, marketingupdates.
• Communityfuncties: Om uw avatar openbaar weer te geven binnen het communityplatform.
• Wetgeving en beveiliging: Om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en ongeautoriseerde toegang of misbruik te voorkomen.

8. Gegevensopslag en -beveiliging

Uw gegevens worden veilig opgeslagen op AWS (Amazon Web Services)-servers in de EU (eu-central-1-regio).

We implementeren de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Versleuteling: Opgeslagen gegevens worden versleuteld met AES-256.
• Toegangsbeheer: We passen het principe van minimale bevoegdheden (Least Privileges) toe.
• Beveiligde overdracht: Alle communicatie is beveiligd via HTTPS (TLS).

9. Cookies en trackingtechnologieën

9.1 Soorten cookies die we gebruiken

10. Gegevensbewaring

We bewaren persoonsgegevens maximaal één (1) jaar na uw laatste interactie met ons platform of evenementen. Na deze periode van inactiviteit worden uw account en persoonsgegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd. U kunt ook op elk moment handmatige verwijdering aanvragen door contact op te nemen via privacy@dnd.gent.

11. Gegevensdeling en verwerkers

Wij delen gegevens uitsluitend met betrouwbare aanbieders onder strikte vertrouwelijkheidsovereenkomsten:

• AWS (Amazon Web Services): Cloudhosting (EU).
• Mailgun: Verzending van transactionele e-mails voor magic links (EU-servers).
• Google Analytics: Websitestatistieken (EU-dataregio).
• Google Sheets: Interne organisatie.

Lidmaatschapsaanvragen (naam, thuisadres, toegezegde bijdrage) worden op onze eigen website verzameld en bewaard voor het ledenregister van de vzw; ze worden nooit met derden gedeeld.

12. Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar met betrekking tot uw gegevens. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via privacy@dnd.gent. Wij reageren binnen 30 dagen.

Als u van mening bent dat uw gegevens onjuist zijn verwerkt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD): https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

13. Wijzigingen in dit beleid

Belangrijke wijzigingen worden via e-mail of op ons platform gecommuniceerd. De meest recente versie is altijd beschikbaar op https://dnd.gent.