Intern Reglement van D&D Gent VZW

Last updated: 8 November 2025

1. Toepassingsgebied

Dit intern reglement is opgesteld door het bestuursorgaan van D&D Gent VZW overeenkomstig artikel 24 van de statuten, en verduidelijkt de gedragsregels en interne afspraken voor alle leden, zowel werkend als niet-werkend. Door aansluiting bij de VZW verklaart elk lid zich akkoord met dit reglement.

2. Gedragscode

De volgende gedragsregels zijn van toepassing op alle betrokkenen bij de VZW (leden, vrijwilligers, deelnemers, partners, enz.). Overtredingen kunnen leiden tot sancties zoals beschreven in artikel 5 van dit reglement.

2.1 Discriminatie

D&D Gent VZW tolereert geen enkele vorm van discriminatie, ongeacht leeftijd, afkomst, geslacht, genderidentiteit, seksuele oriëntatie, religie, beperking of moedertaal. Uitsluiting is enkel toegestaan in geval van inbreuken op dit reglement of de statuten.

2.2 Pesten, Intimidatie of Geweld

Elke vorm van pesten, bedreiging, intimidatie, geweld, uitsluiting of ander grensoverschrijdend gedrag is verboden – zowel tijdens als buiten VZW-activiteiten.

2.3 Misbruik van middelen

Fondsen, materiaal of faciliteiten van de VZW mogen enkel gebruikt worden voor activiteiten die het belangeloos doel van de vereniging ondersteunen tenzij expliciete toestemming is gegeven door het bestuursorgaan. Misbruik kan worden beschouwd als diefstal of belangenvermenging.

2.4 Oplichting of misbruik van vertrouwen

Handelspraktijken die gericht zijn op misleiding, oplichting of uitbuiting van anderen binnen de context van de VZW (bv. verkoop van diensten of goederen) zijn niet toegelaten en vormen grond voor uitsluiting.

3. Leden en Lidmaatschap

Conform artikel 6 van de statuten kent D&D Gent VZW:

• Werkende leden: hebben stemrecht op de algemene vergadering en zijn actief betrokken bij de organisatie.
• Niet-werkende leden: ondersteunen de doelstelling van de vereniging en betalen lidgeld. Zij hebben geen stemrecht.

3.1 Rechten en plichten

Alle leden:

• Nemen kennis van en aanvaarden de statuten en dit reglement.
• Gedragen zich in overeenstemming met de waarden en het belangeloos doel van de VZW.
• Krijgen toegang tot officiële communicatiekanalen.
• Kunnen deelnemen aan activiteiten, onder voorbehoud van beschikbaarheid.
• Kunnen voordelen genieten indien ze het (betalend) lidmaatschap opnemen.

Werkende leden:

• Hebben stemrecht op de algemene vergadering.
• Hebben een organisatorische rol opgenomen bij minstens één activiteit.
• Krijgen toegang tot officiële communicatiekanalen en interne platforms.

4. Communicatie en Contactpersoon

• Officiële communicatie verloopt via het e-mailadres dat het lid zelf opgeeft. Als dit verandert, moet dit door het lid gemeld worden aan het bestuur.
• Meldingen van overtredingen of klachten i.v.m. dit reglement kunnen worden gemeld aan een bestuurslid voor onmiddellijke interventie
• Meldingen van overtredingen of klachten i.v.m. dit reglement moeten worden gestuurd naar het officiële e-mailadres van D&D Gent (bestuur@dnd.gent), of anoniem via het contactformulier op de website.
• Het bestuur is verantwoordelijk voor de eerste opvang van meldingen.

5. Sancties en Procedure bij Inbreuken

Inbreuken op dit reglement kunnen aanleiding geven tot:

• Een waarschuwing
• Tijdelijke schorsing van deelname
• Voorstel tot uitsluiting, volgens artikel 9 van de statuten

Het bestuursorgaan, een aangeduide vertegenwoordiger of evenement verantwoordelijke is bevoegd om onmiddellijk voorlopige sancties te nemen. Voorvallen moeten genoteerd en besproken worden op de eerstvolgende bestuursvergadering. Uitsluiting kan enkel uitgesproken worden door de algemene vergadering met 2/3e meerderheid.

De betrokken persoon wordt in elk geval gehoord vóór er een beslissing tot uitsluiting genomen wordt.

6. Wijzigingen aan het reglement

Het bestuur is bevoegd om dit reglement aan te passen conform de statuten. Elke wijziging wordt:

• Opgenomen in de notulen van het bestuursorgaan,
• Vermeld op de website.

De meest actuele versie van dit reglement is beschikbaar op https://dnd.gent.

7. Slotbepaling

Voor alle gevallen die niet uitdrukkelijk in dit reglement geregeld zijn, gelden de bepalingen uit de statuten van D&D Gent VZW en het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

De organisatie behoudt zich het recht voor om op te treden bij ernstige inbreuken op menselijke waardigheid en algemeen aanvaarde normen van fatsoen, zelfs wanneer deze niet expliciet in het reglement zijn opgenomen. In dergelijke gevallen zal het reglement worden aangepast om de situatie voortaan te dekken.